Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Emal Hammaslääkärit Oy (Y-tunnus 3633731-8)
Kaisaniemenkatu 3 B 26, 00100 Helsinki
Palvelupisteet: Mikkeli (Mikonkatu 3), Savonlinna (Olavinkatu 53), Seinäjoki (Kauppakatu 23).

2. Yhteyshenkilö ja tietosuojavastaava

Tietosuojavastaava Sebastian Aarnio. Tietosuoja-asiat ja pyynnöt: tietosuoja@emal.fi. Vastaava hammaslääkäri: Riitta Wetterstrand-Gröhn.

3. Rekisterit ja käsittelyn tarkoitukset

• Potilasrekisteri: hammashoidon järjestäminen, toteuttaminen, suunnittelu, seuranta ja laskutus.
• Ajanvaraus ja asiakasviestintä: aikojen varaaminen, muistutukset ja yhteydenotot.
• Markkinointi: uutiskirjeet ja tarjoukset vain erillisellä suostumuksella.
• Verkkosivuston analytiikka ja mainonta: sivuston kehittäminen ja mainonnan mittaaminen.

4. Käsittelyn oikeusperusteet

Potilastietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen ja terveydenhuollon palvelujen tuottamiseen (tietosuoja-asetus 6 art. 1 c ja 9 art. 2 h; laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992 sekä asiakastietolaki 703/2023). Markkinointi ja ei-välttämättömät evästeet perustuvat suostumukseen, jonka voit perua milloin tahansa.

5. Käsiteltävät tiedot

Henkilö- ja yhteystiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköposti), hoitoon liittyvät tiedot (esitiedot, potilaskertomus, röntgenkuvat, hoitosuunnitelmat), laskutus- ja maksutiedot, ajanvaraustiedot sekä markkinointisuostumukset. Verkkosivustolla kerätään evästeiden avulla tietoja selaimesta, laitteesta ja sivujen käytöstä.

6. Tietolähteet

Tiedot saadaan potilaalta itseltään, hoitoon osallistuvilta ammattihenkilöiltä, Kanta-palveluista sekä potilaan suostumuksella muilta terveydenhuollon toimijoilta. Suomen Terveystalo Oy:ltä on siirtynyt liiketoimintakaupan yhteydessä itse maksavien potilaiden potilasasiakirjat ja kuvantamistiedot. Työterveys- ja vakuutusyhtiöasiakkaiden tiedot eivät ole siirtyneet.

7. Tietojen luovutukset

• Kanta-palvelut (potilastiedon arkisto ja e-resepti)
• Kela: Kela-korvausten käsittelyä varten
• Hammaslaboratoriot ja radiologit hoidon toteuttamiseksi tarpeellisin osin
• Vakuutusyhtiöt potilaan luvalla
• Yritysasiakkaat sopimuksen ja työntekijän suostumuksen mukaisesti
• Viranomaiset lain edellyttämissä tilanteissa

8. Käsittelijät

Käytämme sopimuksin sitoutettuja palveluntarjoajia: Entteri Oy (AssisDent-potilastietojärjestelmä, ajanvaraus ja Romexis Image Cloud -röntgenkuvapalvelu), Plandent (Romexis-lisenssit), Pumba Oy (IT-palvelut), Dustin (IT-ympäristön käyttöönotto ja ylläpito), Lovable (verkkosivuston ylläpito ja palvelinpalvelu), Microsoft 365 (sähköposti ja toimistopalvelut, EU/ETA) sekä maksupalveluntarjoaja Nets. Kaikkien kanssa on tehty tietojenkäsittelysopimus.

9. Evästeet ja seuranta

Sivusto käyttää Google Tag Manageria, Google Analyticsia, Google Ads -konversioseurantaa ja Meta-pikseliä. Niiden avulla tietoja voi siirtyä Googlelle ja Metalle myös EU/ETA-alueen ulkopuolelle; siirrot perustuvat EU:n komission vakiosopimuslausekkeisiin tai tietosuojakehykseen. Mainonnan seurantaan ei välitetä terveys- tai hoitotietoja. Analytiikka- ja markkinointievästeet otetaan käyttöön vain suostumuksellasi, jonka voit antaa tai perua sivun alareunan Evästeasetukset-linkistä. Sivusto kerää tietoja vain siihen asti, kun siirryt ajanvaraukseen: ajanvaraus tapahtuu Entteri Oy:n AssisDent-palvelussa sen omassa verkko-osoitteessa, eikä sivuston seuranta ulotu ajanvarauslomakkeeseen.

10. Säilytysajat

Potilasasiakirjat säilytetään sosiaali- ja terveysministeriön asetuksen (94/2022) mukaisesti, pääsääntöisesti 12 vuotta potilaan kuolemasta tai 120 vuotta syntymästä. Markkinointitietoja säilytetään suostumuksen voimassaoloajan. Kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain mukaan. Säilytysvelvoitteet koskevat myös potilastietojen käyttölokeja. AssisDent-palvelun toimittaja Entteri Oy poistaa tiedot lopullisesti rekisterinpitäjän kirjallisesta pyynnöstä; sopimuksen päättyessä tiedot palautetaan rekisterinpitäjälle tai poistetaan, ellei laki edellytä niiden säilyttämistä. Poistetut tiedot poistuvat myös varmuuskopioista varmuuskopiointisyklin mukaisesti. Evästeiden tallentama suostumusvalinta säilyy selaimessasi, kunnes poistat sen.

11. Tietojen suojaus

Potilastietoja käsittelevät vain hoitoon osallistuvat ja tehtävää hoitavat henkilöt. Potilastietojärjestelmä ja röntgenkuvapalvelu ovat suojattuja pilvipalveluita, ja IT-ylläpito tehdään suojattujen etäyhteyksien kautta. Järjestelmiin kirjaudutaan sote-toimikortilla, käyttöoikeudet on rajattu työtehtävän mukaan ja käyttöä valvotaan lokien avulla. Paperiaineisto säilytetään lukituissa tiloissa. Verkkosivuston liikenne on suojattu TLS-salauksella.

12. Rekisteröidyn oikeudet

• Omien tietojen tarkastaminen: voit tarkastaa itseäsi koskevat potilas- ja muut henkilötiedot.
• Lokitiedot: voit saada tiedon siitä, kuka potilastietojasi on käsitellyt, milloin ja mihin tarkoitukseen. Kanta-palveluihin tallennettujen tietojen lokit näet itse osoitteessa kanta.fi.
• Virheellisten tietojen oikaisu: potilastietoihin tehty korjaus kirjataan niin, että alkuperäinen merkintä on tarvittaessa selvitettävissä.
• Poistaminen: markkinointi- ja suostumukseen perustuvat tiedot poistetaan pyynnöstä. Potilasasiakirjoja ei voi poistaa lakisääteisen säilytysajan aikana.
• Vastustaminen ja suostumuksen peruminen: voit milloin tahansa kieltää suoramarkkinoinnin ja perua antamasi suostumuksen.
• Selvityspyyntö: jos epäilet potilastietojesi väärinkäyttöä, voit pyytää kirjallisesti selvitystä. Kerro pyynnössä ajankohta tai tapahtuma, jota asia koskee.
• Pyyntöjen tekeminen: tieto-, loki- ja oikaisupyynnöt otetaan vastaan kirjallisesti joko vastaanotolla tai sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@emal.fi. Henkilöllisyytesi tarkistetaan kuvallisesta henkilöllisyystodistuksesta ennen tietojen luovuttamista. Älä lähetä terveystietoja tavallisella sähköpostilla. Vastaamme pyyntöön viimeistään kuukauden kuluessa.
• Valitus: jos katsot, että tietojasi on käsitelty lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).